Les acheteurs en ligne doivent continuer à recevoir leurs achats, l’approvisionnement des supermarchés ne doit pas cesser et les entreprises doivent faire sortir leurs produits finis, même en cas d’épidémie. Mais il est tout aussi important que l’administration des salaires ne s’arrête pas et que les employés continuent à percevoir leur salaire. Nous vérifions auprès de trois secrétariats sociaux comment ils procèdent et ce qu’ils ont appris de la crise du Covid-19.

« Tout s’est passé très vite. Nous avons immédiatement mis en place une cellule de crise dans laquelle toutes les disciplines de Securex se sont réunies. À partir de là, nous nous sommes organisés pour répondre aux questions de nos clients », se souvient Luc De Pauw, Director Business Solutions chez Securex. Son organisation comprend deux centres de contact pour les clients, où les employés sont en télétravail. Le premier aide les clients sur tous les sujets typiques d’un secrétariat social, l’autre va beaucoup plus loin, incluant une assistance psychologique, des informations sur les règles que les entreprises doivent respecter… En plus de ces centres de contact, Securex, tout comme les autres secrétariats sociaux, propose de nombreuses informations via le FAQ due son site web. Et ONA, son chatbot, répond aux questions des employeurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. « La technologie a vraiment été une aubaine ces jours-ci », entend-on en ce début avril.
Chez SD Worx aussi, tout est mis en oeuvre pour fournir quotidiennement des informations actualisées aux employeurs. « Nous sommes partisans de solutions simples et concrètes. Même en ces temps difficiles, nous voulons tenir cette promesse », explique Annelies Rottiers, Head of Legal Advice & Consultancy SME. « Il faut créer plus que jamais l’interaction entre les mesures proposées par le gouvernement et l’implémentation dans les entreprises. Il faut apporter de la clarté et de la netteté, parce que c’est une question d’argent et de revenus pour beaucoup de gens ».

Sur mesure pour les entreprises

Ne devrions-nous pas attendre des services RH qu’ils obtiennent eux-mêmes les informations du gouvernement ? Bruno Velghe, qui est non seulement président de l’UPTR mais aussi directeur du secrétariat social Paycover, ne trouve pas anormal que les entreprises se tournent vers leur secrétariat social pour de telles questions. « C’est une des tâches de base d’un secrétariat social que de fournir des informations et d’aider les entreprises sur le plan administratif, par exemple pour préparer un dossier sur les employés en chômage économique », dit-il. « Sur base des données de nos clients, nous avions préparé à l’avance des dossiers qu’il suffisait de compléter par un certain nombre de données spécifiques, que nous pouvions ensuite transmettre aux employeurs ».
Annelies Rottiers poursuit : « Nous examinons comment traduire les mesures pour qu’elles conviennent à chaque entreprise, quelle lumière nous pouvons apporter sur ce qui est pertinent et ce qui l’est moins ». Kim Knijff, SD Worx Teammanager Transport-Logistiek-Haven, complète cette réponse : « Nous devons accompagner la plupart des entreprises : un certain nombre d’entre elles ont déjà eu recours au chômage temporaire par le passé, mais pour la plupart d’entre elles, c’est tout nouveau ».
Selon Bruno Velghe, un moment important de la crise a été l’assouplissement du régime de chômage économique pour cause de force majeure. « C’était impératif, car le ton de nombreux employeurs était en train de changer. Ils étaient dans une situation désespérée, disaient que personne au gouvernement ne les aidaient vraiment, qu’ils étaient en train de sombrer… »
« Cet assouplissement est finalement intervenu après une concertation très constructive entre les secrétariats sociaux et les différentes parties concernées », confirme Luc De Pauw.

Digitalisation

« Aujourd’hui, nous constatons que nos clients demandent souvent s’ils peuvent recevoir un document sous forme digitale », explique Luc De Pauw. La réponse est souvent ‘c’est possible depuis dix ans’. Prenez les fiches de paie : dans de nombreuses entreprises, il est encore habituel de les distribuer personnellement, et je comprends que cela a un certain charme, que c’est une façon de maintenir le contact avec tout le monde. Mais subitement, tout doit être numérique. Tant mieux, car pourquoi devriez-vous encore recevoir votre fiche de paie en version papier ? »
Et inversement, de l’entreprise au secrétariat social ? « Aujourd’hui, les données sont fournies sous forme numérique et tout se passe bien », explique M. De Pauw, mais il voit encore des entreprises où la personne responsable de l’administration du personnel doit se rendre au bureau pour faire son travail.
« Il existe pourtant différents systèmes de blackbox, vous pouvez analyser les cartes des chauffeurs dans le cloud… », explique Bruno Velghe. « Ce sont des systèmes qui vont se multiplier. Pensez aussi à l’e-cmr, au télétravail, à la vidéoconférence… En période de crise, les entreprises qui étaient plus avancées dans ce domaine peuvent faire face plus facilement à tous les problèmes. Aucune entreprise de transport ne peut manquer ce train ».

Personnes et procédures

Supposons, par exemple, que le responsable du personnel ait quitté ses fonctions. Vous remarquez qu’il est nécessaire d’avoir un back-up. « Un tel plan pour la gestion des salaires et du personnel, sorti du placard lorsque la personne responsable est malade, est une bonne idée. Il est important de payer les salaires des gens correctement et en temps voulu. Chez SD Worx, nous offrons cette continuité, mais du côté de l’employeur, il est primordial que la continuité puisse être garantie », déclare Kim Knijff.