Online shoppers moeten hun aankopen blijven ontvangen, de aanvoer naar supermarkten mag niet stilvallen, en de bedrijven moeten hun afgewerkte producten de deur uit krijgen, ook tijdens een epidemie. Maar al even belangrijk is dat de loonadministratie niet stokt en dat werknemers hun loon blijven ontvangen. We checken bij drie sociale secretariaten hoe ze dat doen, en wat ze geleerd hebben.

“Het is plots héél snel gegaan. We hebben meteen een crisiscel ingericht waarin alle disciplines vanuit het ruime vakgebied van Securex samenkwamen. Van daar uit hebben we ons georganiseerd om te antwoorden op de vragen van onze klanten”, herinnert Luc De Pauw, bij Securex Director Business Solutions van het Sociaal Secretariaat. Concreet zijn er in zijn organisatie twee contact centers waar klanten terecht kunnen – overigens zitten de medewerkers van die contact centers ook gewoon thuis. Het eerste helpt de klanten met alle onderwerpen die typisch zijn voor een sociaal secretariaat, het andere gaat veel breder, met ook psychologische bijstand, informatie over de regels waaraan bedrijven zich moeten houden… Behalve de contact centers biedt Securex, zoals ook de andere sociale secretariaten, heel veel informatie via de FAQ op de website. En ONA, de chatbot van Securex, antwoordt 24/7 op vragen van werkgevers. “Technologie is echt een godsgeschenk geweest deze dagen”, klinkt het begin april.
Ook bij SD Worx zetten ze alles op alles om de werkgevers elke dag up-to-date informatie te geven. “Bij SD Worx staan we voor eenvoudig en concrete oplossingen. Ook in deze tijden willen we deze belofte waarmaken”, legt Annelies Rottiers, Head of Legal Advice & Consultancy SME, uit. “Het is meer dan ooit een samenspel tussen maatregelen die door de overheid worden aangeboden en hoe werkend deze kunnen worden geïmplementeerd in de ondernemingen. Je wil duidelijkheid en helderheid brengen, want het gaat over centen, over het inkomen van vele mensen.”

Op maat van de bedrijven

Mogen we niet van bedrijfsleiders en medewerkers van de HR-dienst verwachten dat ze zelf die informatie halen bij de overheid? Bruno Velghe, die naast voorzitter van UPTR ook bestuurder is bij sociaal secretariaat Paycover, vindt het niet abnormaal dat bedrijven aankloppen bij hun sociaal secretariaat met dergelijke vragen. “Dat is een primaire taak van een sociaal secretariaat om daar informatie te voorzien en bedrijven administratief bij te staan om bijvoorbeeld een dossier economische werkloosheid bedienden klaar te maken”, zegt hij. “Wij hadden, op basis van de gegevens die we sowieso hebben van onze klanten, op voorhand klaargemaakte dossiers liggen waarbij alleen nog een aantal specifieke gegevens moesten aangevuld worden en die we zo konden overmaken aan de werkgevers.”
Annelies Rottiers zegt het zo: “We kijken hoe we de maatregelen kunnen vertalen op maat van de afzonderlijke bedrijven, welke duiding we kunnen geven over wat relevant is en wat minder.” Kim Knijff, bij SD Worx Teammanager Transport-Logistiek-Haven, vult haar collega aan: “We moeten de meeste bedrijven goed begeleiden: een aantal onder hen heeft al ervaring gehad met tijdelijk werkloosheid, maar voor de meeste is dit helemaal nieuw.”
Een belangrijk moment in de crisis was, zo zegt Bruno Velghe, toen de regeling omtrent economische werkloosheid wegens overmacht versoepelde. “Het was noodzakelijk dat die versoepeling er kwam, want de toon van veel werkgevers was in de dagen voordien aan het veranderen. We hoorden steeds meer dat ze in een uitzichtloze situatie zaten, ‘en er is niemand van de overheid die ons echt helpt, we gaan ten onder gaan’, zo was de teneur.”
“Die versoepeling”, zo merkt Luc De Pauw overigens op, “is er uiteindelijk gekomen na veel constructief overleg tussen sociale secretariaten en de diverse betrokken partijen.”

Digitalisering

“Wat we vandaag zien, is dat onze klanten vaak vragen of ze een document digitaal kunnen ontvangen”, zegt Luc De Pauw. “Het antwoord is dan vaak ‘dat kan je al tien jaar’. Neem nu de loonbrieven: in vele ondernemingen is het nog de gewoonte om die persoonlijk te gaan uitdelen, en ik begrijp dat dat een bepaalde charme heeft, dat het een manier is om met iedereen contact te hebben. Maar nu zien we dat dat ineens allemaal digitaal moet. En dat is goed, want waarom zou je je loonbrief nog op papier moeten hebben?”
En omgekeerd, van bedrijf naar sociaal secretariaat? “Vandaag worden gegevens digitaal aangeleverd en alles verloopt vlot”, zegt De Pauw. Hij ziet wel nog bedrijven waar de verantwoordelijke voor de personeelsadministratie naar kantoor moet om zijn of haar werk te doen.
“Nochtans bestaan er verschillende blackbox-systemen, kan je chauffeurskaarten uitlezen in de cloud…”, zegt Bruno Velghe daarover. “Dat zijn systemen die nu in een stroomversnelling zullen komen. Denk ook aan de e-cmr, thuiswerk, videoconferencing… Ondernemingen die op dat vlak ook al wat verder stonden, kunnen daar nu in deze crisis allemaal wat makkelijker mee om. De stroomversnelling nu maakt dat geen enkele transportonderneming deze trein nu nog mag missen.”

Mensen en procedures

Stel dat b.v. de personeelsverantwoordelijke uitgevallen is. Dan merk je dat er nood is aan een back-up plan. “Zo’n draaiboek voor de loon- en personeelsadministratie, die uit de kast gehaald wordt als de verantwoordelijke ziek is, is een goed idee. De correcte en tijdige uitbetaling van de mensen hun salaris is belangrijk. Bij SD Worx bieden we uiteraard deze continuïteit, maar langs de kant van de werkgever is het natuurlijk ook cruciaal dat de continuïteit kan gewaarborgd worden”, zegt Kim Knijff.