Il y a trois ans, l’entreprise Jacobs Transport de Genk devait remettre à plat toute sa stratégie IT. Le chemin parcouru en trois ans n’en est que plus spectaculaire, puisque la base est désormais solide pour se lancer dans des applications basées sur le Big Data, ais que dans le même temps la digitalisation a aussi permis de renforcer les liens avec le personnel.
La société de Genk désire développer encore d’autres activités, mais jusqu’à récemment, son infrastructure digitale n’était pas à la hauteur. « Il y a cinq ans, nous n’étions nulle part », reconnaît la directrice commerciale Jill Gielen. « Les ordinateurs de bord servaient surtout pour localiser les véhicules et pour envoyer des messages aux chauffeurs. Il n’y avait ni TMS, ni gestion digitale des documents. Quant au planning, il était encore physique.»
Jacobs Transport s’est d’abord équipé du Transport Management System TAS-TMS. Une fois l’interface entre le TMS et les ordinateurs de bord TX-Sky réalisée, il était déjà beaucoup plus facile d’organiser les missions de transport et de faire remonter les informations pertinentes. D’autres interfaces ont été créées avec la gestion des salaires, puis avec la plate-forme Transporeon, de manière à automatiser l’entrée des ordres de transport.
Ce sont désormais des messages automatiques qui tiennent les clients au courant des heures d’arrivée des chauffeurs, des heures d’attente et qui leur fournissent les documents de transport. Dans l’attente d’un cadre européen pour l’utilisation du CMR électronique, ces documents doivent encore être photographiés par les chauffeurs pour être joints à chaque dossier mais l’entreprise est prête à franchir le pas.
Nouveaux outils proactifs
Sur cette base, qui permet déjà de travailler en temps réel, Jacobs Transport peut construire d’autres solutions plus proactives. Par exemple, en 2021, un projet d’automatisation totale de la facturation a été lancé avec la société 12GO. « Nous testons actuellement ce système avec notre plus gros client. Si l’essai est fructueux, nous pourrons l’étendre à d’autres clients », explique Jill Gielen.
Toujours en 2021, Jacobs Transport a commencé à travailler avec Power BI. Cette solution d’analyse de données de Microsoft permet de créer des visualisations de données personnalisées et interactives à partir de plusieurs sources de données comme le TMS, les ordinateurs de bord, les cartes carburant et la station de ravitaillement interne, la redevance kilométrique et les autres percepteurs de péage, les lieux de chargement et de déchargement etc… Cela permet à l’entreprise d’analyser beaucoup plus précisément sa rentabilité par type d’opération, sa concentration géographique et les besoins éventuels en sous-traitance.
Une étape supplémentaire a été franchie au début de cette année avec une première application de l’intelligence artificielle, sous la forme d’une lecture automatique des pré-factures envoyées par les clients, ainsi que de la création d’ordres de transport à partir de sources structurées et non structurées.
JacApp, pas Jackass !
Le projet dont Jacobs Transport est le plus fier est toutefois le lancement de sa propre application à destination du personnel. Jill Gielen : « Nous sommes très fiers de l’ambiance familiale qui règne toujours chez nous, mais plusieurs collaborateurs nous disaient que le contact avec les collègues leur manquait beaucoup après la période Covid. Il y a aussi le problème de la barrière de la langue qui limite la portée de certains outils comme des écrans TV dans les locaux. De notre côté, nous savions que le processus de recrutement et d’intégration des nouveaux chauffeurs était perfectible parce qu’il fallait parfois aller trop vite. Le défi était donc complexe : renforcer les liens dans toute l’entreprise avec un outil qui permette de s’adresser à tout le monde ou à certains groupes en particulier. »
La solution est venue d’une application appelée JacApp, qui a connu son baptême le 21 janvier dernier. JacApp permet à chacun d’avoir accès aux informations pertinentes qui le concernent, mais cela permet également d’accompagner les nouveaux chauffeurs de manière beaucoup plus intensive, notamment via de petites vidéos formatives.
« 99 % des chauffeurs utilisent JacApp », se réjouit Jill Gielen. « Cela les aide à mieux se connaître et ils peuvent même l’utiliser pour commander leurs vêtements de travail, demander des jours de congé, ou pour s’inscrire à notre Jacobs Café ! » L’application a aussi permis de supprimer toute une série d’autres canaux de communication moins efficaces comme les mails ou Facebook… Et tout le potentiel de cette app n’est pas encore découvert…
