Qui a (encore) peur d’un TMS ?

Certaines petites et moyennes entreprises de transport restent encore réticentes aux systèmes de gestion du transport (TMS). Pourtant, les gains d’efficacité qu’ils engendrent sont loin d’être négligeables à une époque où chaque kilomètre coûte cher et où les marges sont extrêmement réduites. Sinon, les donneurs d’ordre les plus exigeants en imposent souvent l’utilisation.

Chez les grands opérateurs, les TMS font depuis longtemps partie du paysage. Dans les PME de transport, il reste toutefois un retard à combler. Beaucoup redoutent des coûts élevés et une phase d’apprentissage laborieuse, ce qui les pousse à continuer à planifier leurs tournées dans Excel. L’évolution rapide de la technologie et la large disponibilité de solutions basées sur le cloud – qui éliminent le besoin de serveurs coûteux – ont toutefois fait en sorte que le seuil à franchir pour passer à un TMS propre est aujourd’hui bien plus bas qu’il ne l’était il y a encore quelques années.

Focus sur la prise en charge

« Nous rencontrons encore de nombreuses entreprises qui n’utilisent pas ce type de solution », explique Wouter Fonteyn, de Fleetgo. « Même chez certains grands acteurs, l’administration du transport est encore réalisée de manière artisanale. Nous voyons aussi des clients qui utilisent un système obsolète qui, parfois, n’est même plus supporté par les développeurs d’origine. Bref, ils souhaitent faire le pas vers le ‘nouveau monde’ d’un TMS moderne. Une troisième catégorie de clients recherche tout simplement un meilleur service que celui offert par leur fournisseur actuel. »

Le cœur de l’offre Fleetgo repose sur des solutions évolutives : elles conviennent aux petites flottes, mais peuvent grandir avec l’entreprise au fur et à mesure de son développement. Les besoins en matériel dédié restent relativement limités. Les véhicules sont équipés d’un ordinateur de bord qui permet notamment la lecture des tachygraphes. Celui-ci est connecté au TMS afin de centraliser toutes les informations dans un système unique. Ces données servent ensuite au calcul des salaires.
Les clients finaux des transporteurs sont eux aussi de plus en plus exigeants. Ils veulent suivre leurs marchandises et pouvoir estimer, selon le principe du just-in-time, le moment exact de la livraison. Cela nécessite des systèmes capables de partager ces informations en temps réel.

Chez TLCC, on met en avant l’expérience du terrain. « J’ai moi-même été responsable du planning », explique Robin Ameel. « Mon associé et moi avons développé nos premières solutions logicielles en 2004 chez notre employeur de l’époque. Nous faisions figure de pionniers dans la numérisation, avec de nouveaux WMS et TMS, des ordinateurs de bord, etc. Nous nous sommes rapidement aperçus que d’autres entreprises du secteur étaient confrontées aux mêmes défis et nous avons créé une société pour répondre à cette demande. Notre approche est restée la même au fil des années : accompagner les entreprises de transport sur le terrain, de manière très concrète et surtout totalement indépendante. » L’objectif ? Générer des informations stratégiques grâce à l’analyse et au reporting des données, mais aussi développer des applications adaptées aux besoins des PME de transport.

Frilosité…

Que faire lorsqu’un transporteur hésite encore à franchir le pas ? « Souvent, c’est simplement parce qu’on craint ce qu’on ne connaît pas », estime Robin Ameel. « Les entreprises ne sont pas suffisamment informées des possibilités offertes et surestiment les efforts nécessaires pour obtenir les premiers résultats. Il faut donc convaincre le client des bénéfices rapides qu’il peut en tirer. C’est précisément ce que nous faisons : nous nous rendons sur place pour comprendre les besoins réels de l’entreprise et identifier les gains rapides qui peuvent immédiatement apporter de la valeur ajoutée. »

« Bien entendu, le coût joue également un rôle », poursuit-il. « Les entreprises doivent être convaincues que l’argent investi dans une nouvelle application ou dans notre accompagnement générera un retour sur investissement. Certaines personnes sont naturellement attirées par les nouvelles technologies et prêtes à les adopter, tandis que d’autres y sont beaucoup moins réceptives. Au final, tout dépend souvent de la volonté d’adopter le changement. »

Apprendre à utiliser l’outil

Une fois le client convaincu des avantages d’un TMS, encore faut-il que les collaborateurs maîtrisent le nouvel outil. « Nous adaptons fortement notre approche à chaque client. Nous commençons par déterminer quel profil ou quelle expertise est nécessaire au projet », explique TLCC. « Les entreprises qui se lancent dans l’implémentation d’un nouveau TMS n’ont souvent pas le temps de gérer ce type de projet en parallèle de leurs activités quotidiennes. Dans ce cas, elles font appel à TLCC pour être totalement déchargées. Nous prenons alors en charge l’ensemble du projet : consultants techniques et fonctionnels, complétés par un chef de projet chargé de coordonner le tout. Notre soutien est toujours adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise et au contexte du projet. Cela peut aller d’une équipe complète à un seul expert spécialisé, selon les besoins. »

Les grandes entreprises disposent généralement de leur propre département IT et assurent elles-mêmes la gestion du projet avec l’éditeur du logiciel. Elles recherchent alors davantage une expertise spécifique, par exemple pour accompagner la migration des données d’un système à l’autre. D’autres organisations ont surtout besoin d’un consultant fonctionnel expérimenté dans l’application concernée. Celui-ci peut fournir un soutien supplémentaire pendant la période d’implémentation et absorber une partie de la charge de travail accrue.

Chez Fleetgo, les clients sont accompagnés étape par étape dans l’implémentation du nouveau logiciel. Après une analyse des besoins de l’entreprise, les différentes phases sont planifiées en fonction de ses possibilités. « Nous fournissons régulièrement des mises à jour sur l’avancement du projet et nous formons également le client à l’utilisation du système : comment enregistrer un chauffeur, un véhicule ou un client. Une entreprise dont les structures internes ne sont pas trop complexes peut être opérationnelle en trois jours. Nos solutions sont conçues pour être simples à utiliser, en tenant compte des compétences des planificateurs et des chauffeurs. »

Stylo et papier

Pour ceux qui hésitent encore, nos experts ont un message clair. « Si vous en êtes encore au stade du papier et du stylo, vous accusez un sérieux retard », affirme Robin Ameel. « Un transporteur qui travaille exclusivement pour un seul client n’a évidemment pas besoin de beaucoup d’outils : il facture simplement à la fin du mois. Mais dès que vous travaillez pour plusieurs clients et que votre activité devient plus complexe – non seulement sur le plan opérationnel mais aussi financier –, lorsque vous devez optimiser au maximum toutes les combinaisons possibles, vous avez besoin d’outils pour garder une vue d’ensemble. »

Et l’IA dans tout ça ?

Dans l’univers des TMS, l’IA est principalement utilisée pour simplifier les tâches administratives et fournir rapidement des réponses claires à des questions dont les réponses sont enfouies dans de vastes volumes de données d’entreprise.

« Notre philosophie est simple : aider l’utilisateur final grâce à l’IA », explique Wouter Fonteyn, de Fleetgo. « Une application d’IA peut par exemple lire un document CMR ou analyser les e-mails des clients. L’IA est également utilisée pour le calcul de données financières, ce qui réduit le besoin d’outils complexes de business intelligence. »
Même constat chez TLCC : « En interne, nous utilisons déjà largement l’IA. Pour nos clients, nous l’employons surtout dans le domaine de la gestion des connaissances », indique Robin Ameel. « Nous participons actuellement à un projet pilote du VIL consacré à la capture et au partage des connaissances au sein des entreprises de transport. L’objectif est de collecter et structurer les informations issues de différentes sources, puis de les rendre accessibles aux collaborateurs via l’IA.

Les nouveaux employés peuvent ainsi poser des questions en langage naturel. Par exemple : « Comment créer un nouveau client dans notre système EDI ? » ou « Je dois transporter un envoi ADR de classification 8.63 ; quelles conditions et restrictions s’appliquent ? » Au lieu de parcourir des manuels ou des procédures, ils obtiennent immédiatement une réponse pertinente via un assistant IA, un copilote ou un agent intelligent. L’IA devient ainsi un outil puissant de partage et de préservation des connaissances. Nous observons également de nombreuses applications dans le reporting et l’analyse de données. Grâce au couplage entre les outils d’IA et l’environnement de données du client, les utilisateurs peuvent simplement formuler en langage naturel les informations qu’ils souhaitent obtenir. »