Als administratief medewerker ga je mee ondersteunend helpen op de afdelingen transport en expeditie met de bestellingen en boekingen alsook de algemene administratie.
Wat ga je moeten doen?
- Je zal valideren van facturen volgens overeengekomen SLA en budgetten, ook zal je creditnota's valideren
- Je zal archiveren van alle documentatie, fysiek en digitaal
- Je zal invoeren van de douanedocumenten in APCS/versturen van de douanedocumenten naar de luchtvaartmaatschappij
- Je zal boekingen regelen met koeriers voor levering van documentatie/mails met voorafgaande waarschuwingen versturen
- Je zal het expeditie-team helpen bij de follow-up met douane en vervoerders/luchtvaartmaatschappijen wanneer nodig
- Je doet de aankoop en verzending van interne kantoorbenodigdheden
- Je zal contacten onderhouden met dienstverleners voor kantoormateriaal
- Je zal expediteurs ondersteunen bij manifestatie op laadpunt
- Je maakt inkomende orders voor het magazijn aan
- Je maakt uitgaande order voor magazijn aan
- Je creërt laadbevestigingen & koppelt subdossiers aan hoofddossiers
- Je zal transportorders maken en partijen aanmaken in Intra
- Je zal up-to-date houden van de bestanden in Intris
- Je zal regelmatige traceerupdates aan de klant leveren zodra de vracht op de eindbestemming is afgeleverd
- Je zal afronden van budgetten/bijwerken van budgetten op basis van informatie ontvangen van de eigenaar van het dossier
- Je zal ervoor zorgen dat statusdossiers worden bijgewerkt zoals vereist en gevolgd
- Je zal invoeren van VGM van de containers en laatste uitgaande bevestiging op het systeem
- Je zal na ontvangst van de originele BL/AWB verzonden met DHL/MAIL en het aanvragen van ECTN
Wat wordt er van jou verwacht?
- Je hebt een diploma middelbaar onderwijs
- Je hebt 1-2 jaar in administratie Een korte cursus in Expeditie/Consolidatie zou een voordeel zijn
- Je hebt goede schrijfvaardigheden en bent goed in archivering
- Je heb begrip van rekeningen en vaardigheden in het vastleggen van gegevens en nauwkeurigheid
- Je hebt beheersing van het Engels en het Nederlands, Frans is een voordeel
- Je bent vaardig in systemen en in Microsoft Word
- Je bent nauwkeurigheid en attent
Wat mag jij verwachten?
- Je krijgt een voltijdse functie met optie vast na een positieve proefperiode
- Je zal werken in een dynamische omgeving met een leuke teamsfeer
- Je krijgt een correct marktconform loon aangevuld met extralegale voordelenna