Dit artikel verscheen in LOGISTICS Management 71.

Software gebruiken we allemaal dag in dag uit, en in onze logistieke sector is dat niet anders. Waar die computertoepassingen helemaal van pas komen, is bij het in- en uitklaren van goederen – het douaneproces. Om over deze cruciale schakel in de goederenflow te praten, hebben we drie heren uitgenodigd.

LOGISTICS MANAGEMENT: Hoe kan software het douaneproces vergemakkelijken?

Sam Jespers (Chief Commercial Officer Stream Software): De sector is enorm onderhevig aan wetgeving, aan regelgeving, die ook geregeld wijzigt. Software kan daar enorm in helpen, om alles correct en vlot te laten verlopen. Het beroep van douanedeclarant is een schaars goed aan het worden en ik denk dat software een helpende hand kan zijn, door bepaalde complexiteit te gaan opvangen.

Zeg niet declarant, maar vertegenwoordiger

LM: Wat zijn de kwaliteiten van een goede douanedeclarant?

Dirk Pottilius (Head of Customs & Fiscal Representation Ziegler): Eigenlijk houd ik niet meer van de term douanedeclarant, want sinds 2016 spreken we over douanevertegenwoordigers. Het zijn die mensen die de aangiftes opmaken voor import en export. Zij zorgen ervoor dat de goederenstroom vlot kan bewegen. Informatica helpt hen daarin: om op te zoeken, om bij te houden, noem maar op.

Eerst en vooral moeten ze nauwkeurig zijn, stressbestendig, flexibel. Diplomatisch ook, want een douanevertegenwoordiger zit wel eens tussen verschillende vuren in. En een teamspeler, want een douaneaangifte hangt van vele personen af. Niet alleen van de firma die de aangifte laat opmaken, maar ook van de transporteur, de logistieke medewerkers, enzovoort.

Wim Van Emelen (Chief Operations Customaite): Wat ons erg opviel in het begin – toen we het domein leerden kennen – is dat die mensen 80 à 90% van de tijd bezig zijn met voorbereiding. Zoeken dus, in allerlei documenten, naar informatie. Gegevens aggregeren. Daarna komt dan pas de vraag: mag dit wel nog vandaag? Zijn er bepaalde regels of sancties die maken dat die goederen niet meer mogen verscheept worden?

LM: Zou het allemaal wat simpeler kunnen?

W. Van Emelen: Wel, dat is het eerste dat wij dachten wanneer wij met de sector in aanraking kwamen. Het zou toch simpeler moeten kunnen en waarom gebeurt het niet in die wereld? Dat komt omdat het enorm complex is. De documenten die gebruikt worden, zijn facturen, paklijsten, air waybills, bills of lading … Als je nog maar kijkt naar facturen, dan zie je dat bedrijven allemaal hun eigen factuurlay-out hebben. Om met software in die documenten iets te gaan zoeken, en dat met voldoende precisie, eigenlijk bestond dat niet. Dat is waar wij op ingespeeld hebben.

LM: Stream Software staat bekend om de Declarant Assist. Wat doet die functie precies?

S. Jespers: De Declarant Assist hebben we in het leven geroepen om de complexiteit van de wetgeving op te vangen. De term zegt wat het doet. De Declarant Assist gaat de vertegenwoordiger assisteren bij het correct aanvullen van de declaratie. Wij doen het al lang, het douaneluik, 25 jaar ondertussen. We merken vooral bij vertegenwoordigers – of douaneagenten – dat er heel veel manueel werk aan te pas komt. Je bent soms afhankelijk van overzeese leveranciers en facturen in andere lay-outs, wat maakt dat er nog veel opzoekwerk is. Dat is waar Customaite inspringt.

W. Van Emelen: Wij hebben nooit de intentie gehad om het volledige proces te ondersteunen, en zo ver te gaan als wat Stream Software doet. Je kan ons zien als de concurrent van de fluomarker. Vele douanevertegenwoordigers hebben een doos met fluo stiften op hun desk staan. Anderen typen alles over in Excel en gaan draaitabellen vormen om de data te aggregeren. Met geavanceerde AI-technologie gaan wij op dat stuk van het proces inspelen.

Veel buzz

LM: Slaan we tegenwoordig niet wat te ver door op vlak van AI? Is die technologie een vloek, of juist een zegen?

W. Van Emelen: Er worden best wat luchtkastelen gebouwd en er wordt veel buzz rond gecreëerd, waardoor mensen onrealistische zaken gaan verwachten. Wij hebben een AI-systeem gebouwd specifiek voor douane, en toch willen wij daar absoluut een mens tussen zetten. We zijn nog lang niet op het punt dat AI heel bewust zelf dingen kan gaan beslissen zonder dat je dat moet controleren.

D. Pottilius: In het geval van Customaite hebben we duidelijk gezien wat het kan en waarvoor het goed is. Wat AI in de douanewereld betreft … Iedereen komt ermee af, maar we zien ook veel zaken die totaal niet AI zijn. Voor ons is het meest belangrijk dat we de gegevens kunnen krijgen en dat we die kunnen binnentrekken.

S. Jespers: Er wordt heel veel aangeboden en beloofd. Het kaf van het koren scheiden is niet altijd makkelijk. We merken wel dat het bij bepaalde toepassingen heel goed werkt. Maar het is moeilijk om in te schatten op welke trein je nu moet springen. We werken binnen douane en dat is van oudsher een conservatievere tak, qua technologie meestal. Het heeft voor ons weinig zin om veel vooruitstrevende dingen te gaan doen, terwijl we helemaal nog niet zeker zijn welke richting dit zal opgaan. We gaan ongetwijfeld wel kijken wat AI kan betekenen binnen onze applicatie.

Veranderingen op til

LM: Er bestaan maar liefst 111 verschillende douanesystemen in de 27 EU-lidstaten. Dat klinkt ongelooflijk ingewikkeld.

D. Pottilius: We hebben internationale verdragen, maar douaneprogramma’s worden door de landen zelf ingesteld. Alles wordt dus nog nationaal bekeken. Ieder land heeft zijn eigen soort programma’s. Nu gaan we naar AES (Automated Export System) en DMS (Declaration Management System) waarbij de gegevenselementen allemaal dezelfde gaan zijn. Maar hoe die tevoorschijn gaan komen, dat is een andere vraag.

S. Jespers: Er is een gigantische wijziging op til. Binnen Europa is de UCC (Union Customs Code) goedgekeurd en die wordt nu uitgerold. Dit maakt dat alle oude systemen plaats moeten maken voor nieuwe systemen. In België gaat PLDA (Paperless Douane en Accijnzen) op de schop. Dat is het systeem van de Belgische douane. We zijn als bedrijf compleet in de weer om ook onze programma’s aan te passen naar de nieuwe systemen.

D. Pottilius: Het is een grote gemiste kans van de Europese Unie om niet één systeem te maken. Ieder land is nu verantwoordelijk voor zijn eigen systeem, en ieder land gaat extra’s toevoegen om de data naar zich te kunnen toetrekken. Europa verkoopt graag het EU Trader Portal, maar het is daar waar het eigenlijk moest gebeuren. Niet per land.

_

Dit gesprek vond plaats tijdens de opname van de Logistics Podcast op 21 juni. Er werd ook een video van gemaakt die u hierboven kan bekijken.