Drie jaar geleden moest Digital Truck Award-winnaar Jacobs Transport in Genk zijn hele IT-strategie herzien. De vooruitgang die in drie jaar is geboekt, is des te spectaculairder, want de basis is nu stevig genoeg om aan de slag te gaan met toepassingen op basis van Big Data. Tegelijkertijd hielp de digitalisering de banden met het personeel te versterken.

Het in Genk gevestigde bedrijf wil nog andere activiteiten ontwikkelen, maar tot voor kort was zijn digitale infrastructuur niet op peil. “Vijf jaar geleden stonden we nergens”, erkent commercieel directeur Jill Gielen. “Boordcomputers werden vooral gebruikt om voertuigen te lokaliseren en berichten naar de chauffeurs te sturen. Er was geen TMS of digitaal documentbeheer. En de planning gebeurde nog steeds fysiek.”

Jacobs Transport heeft zich eerst uitgerust met het Transport Management System TAS-TMS. Toen de interface tussen het TMS en de TX-Sky boordcomputers eenmaal tot stand was gebracht, was het al veel gemakkelijker om de transportopdrachten te organiseren en de relevante informatie terug te koppelen. Om de invoer van transportopdrachten te automatiseren, werden andere interfaces gecreëerd met het loonbeheer en vervolgens met het Transporeon-platform.

Het zijn nu automatische berichten die klanten informeren over de aankomst- en wachttijden van de chauffeurs en hen voorzien van vervoersdocumenten. In afwachting van een Europees kader voor het gebruik van elektronische CMR, moeten deze documenten nog door de chauffeurs gefotografeerd worden om ze bij elk dossier te voegen, maar het bedrijf is klaar om de stap te zetten.

Nieuwe proactieve tools

Op deze basis, die het nu al mogelijk maakt in realtime te werken, kan Jacobs Transport andere, meer pro-actieve oplossingen bouwen. Zo werd in 2021 in samenwerking met het bedrijf 12GO een project gestart om de facturering volledig te automatiseren. “Momenteel testen we dit systeem bij onze grootste klant. Indien de proef succesvol is, kunnen we die uitbreiden naar andere klanten”, legt Jill Gielen uit.

Nog in 2021 begon Jacobs Transport met Power BI te werken. Met deze data-analyseoplossing van Microsoft kunnen gepersonaliseerde en interactieve datavisualisaties gemaakt worden vanuit verschillende databronnen, zoals TMS, boordcomputers, tankkaarten en intern tankstation, kilometerheffing en andere tolcollectoren, laad- en losplaatsen enzovoort. Zo kan het bedrijf zijn rentabiliteit veel nauwkeuriger analyseren per type operatie, geografische concentratie en eventuele onderaannemingsbehoeften.

Begin dit jaar werd een volgende stap gezet met een eerste toepassing van kunstmatige intelligentie, in de vorm van het automatisch inlezen van voorfacturen die door klanten worden gestuurd, en het aanmaken van transportopdrachten uit gestructureerde en ongestructureerde bronnen.

JacApp, niet Jackass!

Het project waar Jacobs Transport echter het meest trots op is, is de lancering van een eigen app voor de medewerkers. Jill Gielen: “Wij zijn erg trots op de familiale sfeer die nog steeds in ons bedrijf heerst, maar verschillende werknemers vertelden ons dat zij het contact met de collega’s erg misten na de Covid-periode. Er is ook het probleem van de taalbarrière, die het bereik van bepaalde hulpmiddelen zoals tv-schermen in de gebouwen beperkt. Van onze kant wisten we dat het proces van aanwerving en integratie van nieuwe chauffeurs voor verbetering vatbaar was, omdat we soms te snel moesten gaan. De uitdaging was dus complex: de banden binnen het bedrijf verstevigen met een tool die het mogelijk maakt om iedereen of bepaalde groepen in het bijzonder aan te spreken.”

De oplossing kwam in de vorm van een applicatie, JacApp genaamd, die op 21 januari van dit jaar werd gelanceerd. De JacApp geeft iedereen toegang tot de relevante informatie die hen aanbelangt, maar maakt het ook mogelijk nieuwe chauffeurs op een veel intensievere manier te begeleiden, bijvoorbeeld door middel van korte trainingsvideo’s.

“99% van de chauffeurs gebruikt JacApp”, zegt Jill Gielen. “Zo leren ze elkaar beter kennen en ze kunnen er zelfs werkkleding mee bestellen, vrije dagen aanvragen of zich aanmelden voor ons Jacobs Café!” De app heeft ook een hele reeks andere, minder doeltreffende communicatiekanalen, zoals e-mail of Facebook, doen verdwijnen. En het volledige potentieel van deze app is nog niet ontdekt…