Cet article a été publié dans LOGISTICS Management 71.

Nous utilisons tous des logiciels au quotidien et il n’en va pas autrement dans le secteur logistique. Ces applications informatiques sont particulièrement utiles dans le dédouanement des marchandises, le processus douanier. Pour parler de ce maillon crucial dans le flux des marchandises, nous avons invité trois interlocuteurs.

LOGISTICS MANAGEMENT : Comment les logiciels peuvent-ils faciliter le processus douanier ?

Sam Jespers (Chief Commercial Stream Software) : Le secteur est fortement soumis à la législation, à la réglementation, qui évolue en outre régulièrement. Le logiciel peut apporter une aide énorme dans ce domaine, pour que tout fonctionne correctement et avec fluidité. La profession de déclarant en douane est en train de devenir une denrée rare et je pense que les logiciels peuvent donner un coup de main en absorbant une certaine complexité.

Ne dites pas déclarant, mais représentant

LM : Quelles sont les qualités d’un bon déclarant en douane ?

Dirk Pottilius (Head of Customs & Fiscal Representation Ziegler) : En fait, je n’aime plus le terme de déclarant en douane, car depuis 2016, nous parlons de représentants en douane. Ce sont ces personnes qui préparent les déclarations d’importation et d’exportation. Ils veillent à ce que le flux de marchandises puisse se déplacer sans heurts. L’informatique les aide en cela : pour rechercher, pour garder une trace, etc.

Avant tout, ils doivent être précis, résistants au stress, flexibles. Diplomates aussi, car un représentant des douanes est parfois pris entre deux feux. Et doivent agir comme des équipiers, car une déclaration en douane dépend de nombreuses personnes. Non seulement de la société qui établit la déclaration, mais aussi du transporteur, des collaborateurs logistiques, etc.

Wim Van Emelen (Chief Operations Customaite) : Ce qui nous a frappés au début – quand nous avons appris à connaître le domaine – c’est que ces gens passent 80 à 90 % du temps à préparer le travail : rechercher des informations dans toutes sortes de documents, agréger les données. Vient ensuite la question : est-ce encore autorisé aujourd’hui ? Y a-t-il certaines règles ou sanctions qui font que ces marchandises ne peuvent plus être expédiées ?

LM : Pourrait-on simplifier les choses ?

W. Van Emelen: Eh bien, c’est la première chose à laquelle nous avons pensé lorsque nous sommes entrés en contact avec le secteur. Cela devrait être plus simple et pourquoi n’est-ce pas le cas ? C’est parce que c’est extrêmement complexe. Les documents utilisés sont des factures, des bordereaux d’expédition, des lettres de transport aérien, des connaissements … Si vous ne regardez que les factures, vous verrez que les entreprises ont toutes leur propre façon de faire. Rechercher quelque chose dans ces documents à l’aide d’un logiciel, et ceci avec suffisamment de précision, cela n’existait pas. C’est là-dessus que nous avons agi.

LM : Stream Software est connu pour son Declarant Assist. En quoi consiste exactement cette fonction ?

S. Jespers : Nous avons créé le Declarant Assist pour faire face à la complexité de la législation. Le titre dit tout. Le Declarant Assist aidera le représentant à remplir correctement la déclaration. Le volet douanier nous occupe depuis 25 ans maintenant. Nous remarquons en particulier avec les représentants – ou les agents des douanes – qu’il y a encore beaucoup de travail manuel. On dépend parfois de fournisseurs étrangers et de factures présentées différemment, ce qui signifie qu’il y a encore beaucoup de recherches à faire. C’est là que Customaite intervient.

W. Van Emelen: Nous n’avons jamais eu l’intention de soutenir l’ensemble du processus, ni d’aller aussi loin que Stream Software. Vous pouvez nous voir comme le concurrent du marqueur fluo. De nombreux représentants des douanes ont une boîte de feutres fluorescents sur leur bureau. D’autres tapent tout dans Excel et commencent à former des tableaux croisés dynamiques pour agréger les données. Grâce à la technologie avancée de l’IA, nous répondrons à cette partie du processus.

Beaucoup de buzz

LM : N’allons-nous pas un peu trop loin en matière d’IA ? Cette technologie est-elle une malédiction ou une bénédiction ?

W. Van Emelen: On imagine plein de chimères avec l’IA et cela fait le buzz, amenant les gens à attendre des choses irréalistes. Nous avons conçu un système d’IA spécifique pour les douanes, mais nous voulons absolument inclure un humain. Nous sommes encore loin du moment où l’IA pourra décider consciemment des choses sans contrôle humain.

D. Pottilius: Dans le cas de Customaite, nous avons clairement vu ce qu’elle peut faire et à quoi elle peut servir. En ce qui concerne l’IA dans le monde douanier… tout le monde se rue dessus, mais nous voyons aussi beaucoup de choses qui ne sont pas du tout de l’IA. Pour nous, le plus important est que nous puissions obtenir les données et de les intégrer.

S. Jespers: Beaucoup de choses sont proposées et promises. Séparer le bon grain de l’ivraie n’est pas toujours facile. Nous remarquons que cela fonctionne très bien dans certaines applications. Mais il est actuellement difficile de deviner quelle voie il faut suivre.

Nous travaillons dans le secteur douanier et cela a toujours été une branche plus conservatrice, notamment en termes de technologie. Cela n’a pas beaucoup de sens pour nous de faire beaucoup de choses novatrices, alors que nous ne savons pas encore dans quelle sens cela va aller. Mais nous allons bien sûr voir ce que l’IA peut apporter à notre application.

Changements en vue

LM : Il n’y a pas moins de 111 systèmes douaniers différents dans les 27 Etats membres de l’UE. Cela semble incroyablement compliqué.

D. Pottilius: Nous avons des traités internationaux, mais les programmes douaniers sont établis par les pays eux-mêmes. Tout est donc encore examiné à l’échelle nationale. Chaque pays applique ses propres programmes. Nous passons maintenant à l’AES (Automated Export System) et au DMS (Declaration Management System) avec des éléments de données qui seront tous les mêmes. Mais la façon dont ils vont apparaître est une autre question.

S. Jespers: Un énorme changement est en cours. En Europe, l’UCC (Union Customs Code) a été approuvé et est en cours de déploiement. Cela signifie que tous les anciens systèmes doivent faire place à de nouveaux. En Belgique, le PLDA (Paperless Douanes et Accises) fait l’objet d’une refonte majeure. C’est le système des douanes belges. En tant qu’entreprise, nous nous activons pour adapter nos programmes aux nouveaux systèmes.

D. Pottilius : C’est une belle occasion manquée pour l’Union européenne de créer un système unique. Chaque pays est aujourd’hui responsable de son propre système, et chaque pays ajoutera des extras pour obtenir les données. L’Europe aime vendre l’EU Trader Portal, mais c’est justement à ce niveau que cela doit se passer. Pas par pays.

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Cette conversation a eu lieu lors de l’enregistrement du Logistics Podcast du 21 juin. Une vidéo a également été réalisée que vous pouvez visionner ci-dessus.