Cet article a été publié dans LOGISTICS Management 70.

Les solutions numériques de Robonext débarrassent le personnel administratif de nombreuses tâches répétitives mais cruciales. Elles libèrent du temps et des ressources pour du travail plus spécialisé. B-Close, spécialiste de la vente et de la location d’équipements intralogistiques, sollicite déjà le ‘collègue numérique’ dans son système ERP et réfléchit à d’autres applications.

Les fondateurs de Robonext ont accumulé une expérience dans l’automatisation des processus de production. « Le travail de bureau et administratif occupe une place de choix dans le classement des secteurs révolutionnés par l’IA », déclare Joris Van Ostaeyen, managing partner. « La gestion des systèmes ERP est un exemple classique. Aujourd’hui, cela se fait souvent manuellement : les collaborateurs ont deux applications devant eux et copient manuellement les données d’un écran à l’autre. C’est chronophage et sujet aux erreurs. De plus, il s’agit d’un travail très répétitif. Robonext permet d’automatiser les processus administratifs de ce type. »

Retenez ces termes : Robotic Process Automation (RPA), une forme spécifique d’intelligence artificielle visant à automatiser l’administration répétitive. « Avec la RPA, vous développez un robot logiciel qui, comme un collègue numérique, imite la façon dont un collaborateur exécute un processus », explique J. Van Ostaeyen.

À titre d’exemple, J. Van Ostaeyen montre une application de saisie de commandes, dans laquelle un robot RPA traite des commandes à partir d’e-mails et de commandes en ligne. C’est comme si une main invisible effectuait les tâches. Le traitement des données peut être suivi en direct à l’écran et se déroule comme le ferait un collègue humain : lecture et traitement des bons de commande. « En principe, tout logiciel peut être automatisé avec la RPA. Un robot peut être programmé pour reproduire la façon dont les humains le gèrent. Le succès de la RPA réside dans sa compatibilité avec tous les logiciels existants. »

Côte à côte avec le robot

Les collaborateurs humains peuvent donc travailler dans le même environnement logiciel que le robot. Celui-ci hérite des tâches répétitives et ‘ennuyeuses’. Il ne commet pas de fautes de frappe, ne prend pas de vacances et ne tombe pas malade. Son ‘agenda’ peut être programmé 24h/24 et 7j/7. Par exemple, un robot RPA peut prendre en charge le travail de 4 à 5 équivalents temps plein. Il doit évidemment être programmé à cet effet. Le client doit ensuite s’assurer que le robot puisse travailler avec des processus bien standardisés et structurés qui peuvent être automatisés. La gestion des exceptions reste l’apanage du collaborateur humain. Cela inclut, par exemple, l’identification d’un nouveau client ou la gestion des messages d’erreur.

Robonext possède des bureaux à Edegem près d’Anvers et à Awans près de Liège. La proximité avec le client reste importante, J. Van Ostaeyen le sait mieux que quiconque. « Cela reste un travail humain. L’introduction d’une solution RPA apporte beaucoup de changement au sein de l’entreprise : les processus existants sont revus en profondeur. Les collaborateurs qui étaient principalement responsables de tâches répétitives évoluent vers des postes nécessitant plus d’interaction avec les clients et à valeur ajoutée. Economiser sur le personnel est rarement l’objectif d’un programme RPA. La plupart du temps, ce sont des entreprises qui voient leurs volumes de transactions augmenter et qui cherchent une solution pour pouvoir absorber ce volume plus élevé avec la même équipe. »

Le suivi est important. « Le robot se retrouve dans un environnement dynamique, les systèmes évoluent, il faut donc s’assurer que le robot puisse également travailler avec ces nouveaux développements. La surveillance et la maintenance en font partie. Soit les clients les prennent totalement en charge, soit nous concluons un ‘service-level agreement’ ». J. Van Ostaeyen est convaincu d’une chose : les possibilités de l’IA (générative) commencent seulement à devenir claires. Nous sommes au début d’une vague plus importante d’automatisations de ce type.

B-Close : concentré sur la valeur ajoutée

B-Close travaille déjà avec la solution de Robonext. « La société l’utilise au sein de son système ERP », explique le responsable financier Yves Letot. « La saisie de données dans ce système est un travail nécessaire, mais très répétitif et sans grande valeur ajoutée. Dans le cadre de nos initiatives portant sur l’amélioration des processus et de la numérisation, ce travail est maintenant effectué avec une solution de Robonext. Désormais, la saisie des données ne prend plus que quelques secondes. Cela permet à nos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Au lieu d’avoir à embaucher une personne supplémentaire, nous pouvons accompagner l’évolution de l’entreprise avec l’équipe actuelle. »

La solution numérique a été vite adoptée. « Au début, les collègues ont dû s’habituer, mais les avantages sont vite apparus : le travail est plus rapide et beaucoup plus facile. Mais le contrôle du processus reste ‘humain’. »

B-Close réfléchit maintenant à de nouvelles applications pour le ‘collègue numérique’. « L’association de la solution Robonext à notre système ERP s’est avérée fructueuse et nous envisageons à présent l’étape suivante, » déclare Yves Letot. « Les solutions sont basées sur une architecture Microsoft et peuvent être aisément reliées. L’objectif est d’identifier les tâches administratives simples qui peuvent être automatisées pour gagner du temps. Avec 60 employés dans 4 succursales, il y a encore du potentiel. Par exemple, pour la migration des données vers le cloud, une solution similaire pourrait nous débarrasser d’une grande partie du travail. »

Ateliers

Robonext organise des ateliers dans les entreprises pour connaître les besoins des collaborateurs, d’une part, et présenter des solutions, d’autre part. « Nous avons ainsi identifié plus de 400 processus qui peuvent être automatisés et nous pouvons quantifier précisément le temps gagné. Les gains de temps les plus importants se situent notamment au niveau de la saisie des commandes, du traitement des factures, des processus d’achat et de vente. »

l’image a été créée grâce à l’intelligence artificielle