Dit artikel verscheen in LOGISTICS Management 70.

De digitale oplossingen van Robonext nemen uw administratieve medewerkers een pak repetitieve, maar cruciale taken uit handen. Zo komen tijd en middelen vrij voor gespecialiseerd werk. B-Close, specialist in verkoop en verhuur van intralogistiek materieel, zette de ‘digitale collega’ alvast aan het werk in zijn ERP-systeem en denkt na over verdere toepassingen.

De oprichters van Robonext bouwden ervaring uit in de automatisering van productieprocessen. “Kantoor- en administratief werk staan hoog in de ranking van sectoren die door AI gerevolutioneerd worden,” zegt managing partner Joris Van Ostaeyen. “Het beheer van ERP-systemen is een klassiek voorbeeld. Vandaag gebeurt dat vaak nog manueel: medewerkers hebben twee applicaties voor hun neus en kopiëren data manueel van het ene naar het andere scherm. Dat kost tijd en is foutgevoelig. Bovendien is het erg repetitief werk. Robonext focust op het automatiseren van dergelijke administratieve processen.”

Robotic Process Automation (RPA) is het toverwoord: een specifieke vorm van artificiële intelligentie, gericht op het automatiseren van repetitieve administratie. “Met RPA ontwikkel je een softwarerobot, die als een digitale collega nabootst hoe een medewerker een proces uitvoert,” legt Van Ostaeyen uit.

Bij wijze van voorbeeld toont Van Ostaeyen een toepassing voor het ingeven van orders, waarin een RPA-robot orders verwerkt vanuit e-mails en webshoporders. Het ziet eruit alsof een onzichtbare hand achter de computer de taken uitvoert. De dataverwerking is live op het scherm te volgen en verloopt zoals een menselijke collega het zou doen: orderformulieren uitlezen en verwerken. “In principe is elke software automatiseerbaar met RPA. Een robot kan worden geprogrammeerd om na te bootsen hoe mensen ermee omgaan. Het succes van RPA zit in de compatibiliteit met alle bestaande softwarepakketten.”

Zij aan zij met robot

Menselijke medewerkers kunnen dus in dezelfde softwareomgeving werken als de robot. De robot krijgt dan de repetitieve, ‘saaie’ taken op zijn bord. Deze maakt geen tikfouten, neemt geen vakantie en wordt niet ziek. Zijn ‘agenda’ kan 24/7 volgepland worden. Zo kan een RPA-robot het werk van 4 à 5 voltijdse equivalenten overnemen. Daartoe moet hij wel geprogrammeerd worden. Als klant moet je er dan voor zorgen dat de robot aan de slag kan met goed gestandaardiseerde en gestructureerde processen die zich laten automatiseren. ‘Exception management’ is dan weer voor de menselijke medewerker. Dit gaat bijvoorbeeld over het identificeren van een nieuwe klant of het behandelen van foutmeldingen.

Robonext heeft kantoren in Edegem bij Antwerpen en Awans bij Luik. Klantnabijheid blijft belangrijk, weet Van Ostaeyen als geen ander. “Dit blijft mensenwerk. De invoering van een RPA-oplossing brengt veel verandering teweeg binnen het bedrijf: bestaande processen worden ingrijpend aangepast. Medewerkers die tot nu toe vooral met de repetitieve taken belast werden, evolueren richting functies met meer klanteninteractie en toegevoegde waarde. Besparen op personeel is zelden de focus van een RPA-programma. Meestal gaat het om bedrijven die hun transactievolumes zien groeien en een oplossing zoeken om dit hogere volume met hetzelfde team te kunnen bolwerken.”

Opvolging is belangrijk. “De robot komt in een dynamische omgeving terecht, systemen evolueren, dus wij moeten ervoor zorgen dat de robot ook met die nieuwe ontwikkelingen aan de slag kan. Monitoring en onderhoud horen erbij. Ofwel nemen klanten dat volledig op zich, ofwel sluiten we een ‘service-level agreement’ af.” Van één ding is Joris Van Ostaeyen evenwel overtuigd: de mogelijkheden van de (generatieve) AI beginnen nu pas duidelijk te worden. We staan aan het begin van een grotere golf van dergelijke automatiseringen.

B-Close: focus op toegevoegde waarde

Een bedrijf dat nu al met de oplossingen van Robonext werkt, is B-Close. “Bij B-Close zetten we de oplossing van Robonext in binnen ons ERP-systeem,” legt financieel manager Yves Letot uit. “Het invoeren van gegevens in dat systeem is een noodzakelijk werk, maar erg repetitief en zonder veel toegevoegde waarde. In het kader van onze initiatieven rond procesverbetering en digitalisering wordt dat werk nu gedaan met een oplossing van Robonext. Het invoeren van gegevens is nu een kwestie van seconden. Zo kunnen onze medewerkers zich focussen op taken met toegevoegde waarde. In plaats van een extra persoon te moeten aanwerven, kunnen we met het huidige team meegroeien met de activiteiten van het bedrijf.”

De digitale oplossing raakte snel ingeburgerd, zo blijkt. “In het begin was het wat wennen voor de collega’s, maar de voordelen waren snel duidelijk: het werk gaat sneller en een stuk eenvoudiger. We hebben er wel voor gekozen om nog een ‘menselijke’ check in het proces te behouden.”

Bij B-Close denken ze inmiddels aan nieuwe toepassingen voor de ‘digitale collega’. “De koppeling van de Robonext-oplossing aan ons ERP-systeem is geslaagd, we kijken nu naar een volgende stap,” zegt Yves Letot. “De oplossingen zijn gebaseerd op een Microsoft-architectuur en kunnen snel aan elkaar gekoppeld worden. Bedoeling is om nog verder te onderzoeken welke eenvoudige administratieve taken geautomatiseerd kunnen worden om tijd te winnen. Met zestig bedienden in vier vestigingen is er nog wel potentieel. Bijvoorbeeld voor datamigratie richting de cloud kan een gelijkaardige oplossing ons veel werk uit handen nemen.”

Workshops

Robonext organiseert bij bedrijven workshops om enerzijds de noden van de medewerkers te leren kennen en anderzijds de oplossingen te demonstreren. “Zo identificeerden we meer dan 400 processen die geautomatiseerd kunnen worden en kunnen we gedetailleerd in kaart brengen hoeveel tijd bespaard wordt. De grote tijdswinsten zitten onder andere in orderingave, factuurverwerking, aankoop- en salesprocessen, …”

afbeelding is gemaakt met behulp van artificiële intelligentie