‘Tender’ is geen populair woord bij de transporteurs. Over het algemeen doen ze daar niet van harte aan mee. Wij vroegen aan Dominique Vangermeersch (lid van de beheerraad van ABCAL) om advies. Dominique Vangermeersch, steunend op een sterke beroepservaring bij Baxter, was uitgenodigd op de jaarlijkse conferentie van Road Spirit. “Een tender sluit een partnerschap niet uit. Integendeel”, stelt hij als binnenkomer. “Bij Baxter hoorde ik niet bij de dienst aankoop – die is gecentraliseerd in Zurich – en ik nam dus geen deel aan het uitschrijven van de oproepen tot offertes voor de aankopen van de transportdiensten. Maar ik kon er wel van dichtbij de invloed bestuderen van tenders op de relaties met de transporteurs.” “Ik kon er me rekenschap van geven dat niet alleen een goede voorbereiding noodzakelijk is maar tevens een goede opvolging binnen deze relatie. In feite zijn tenders te vaak gebaseerd op het verleden, terwijl de hoeveelheden en de behoeften kunnen variëren in de toekomst. Tenders zijn evenwel twee tot drie jaar van kracht. Het is op dat niveau dat het soms uitmondt in de vorming van een echt partnerschap. Ik zou dan ook in de eerste plaats een advies willen geven aan de verladers: alvorens een tender te lanceren moet eerst alles duidelijk zijn en moeten de verwachtingen goed omschreven worden. Dat is des te belangrijker omdat het tekort aan chauffeurs toeneemt en dat er al eens een tekort aan transportmiddelen kan dreigen.” Eenvoudige tariefstructuur De transporteurs raadt Vangermeersch aan, wanneer ze reageren op een oproep tot offertes, het accent te leggen op een eenvoudige en duidelijke tariefstructuur om de controle te vereenvoudigen. “Daarin moeten van bij de aanvang de eventuele afwijkingen opgenomen worden, bijvoorbeeld in functie van de volumes of de schommelingen in de dieselprijs. Indien die variaties uit te leggen zijn en uitgelegd worden, dan wordt de relatie een stuk gemakkelijker. Er zijn minder conflicten indien de KPI transparant zijn ”, verduidelijkt hij. “Een goede manier om zich voor te bereiden is van bij de start goede hulpmiddelen te voorzien voor de traceerbaarheid, want dat vergemakkelijkt de controles. Ze laten de verlader toe de transporteur beter te evalueren. Dat is niet te onderschatten, want die controles maken het mogelijk de lange termijn voor te bereiden. Na zijn drie jaar heeft de transporteur dan een voordeel: de verlader weet wat zijn capaciteit is om te reageren”, voegt hij er aan toe. Functie van waakhond Maar waarom moet de verlader om de drie jaar een nieuwe oproep tot offertes lanceren wanneer hij er in geslaagd is om een goede relatie tot stand te brengen? Volgens Vangermeersch is dat gerechtvaardigd: “Een tender lanceren is zwaar om voor te bereiden en te beheren, maar de tender heeft nu eenmaal ook een andere functie, namelijk de verplichting zichzelf opnieuw in vraag te stellen en een oog te houden op de markten. Bovendien helpt het om vriendjespolitiek tegen te gaan.” Moet men dan werkelijk van partner veranderen iedere drie jaar? Vangermeersch nuanceert: “De transporteur kan, door zich goed voor te bereiden, de verlader helpen om niet van partner te veranderen. Daar moet hij evenwel voldoende proactief voor zijn. De sleutel is de digitale integratie die de controle van de facturatie en de documenten vereenvoudigt. Men kan zelfs een EDI stroomopwaarts uitwerken of het gebruik van een e-CMR voorstellen. Dergelijke elementen laten de verlader toe zijn kosten te verlagen en de transporteur moet dat naar voor schuiven. » “Indien je besparingen voorstelt, dan palm je de klant in. In de dagelijkse leveringen kan EDI bijvoorbeeld de stromen vergemakkelijken, fouten vermijden en het manuele werk verminderen. Bovendien weten de verladers maar al te goed dat het tekort aan chauffeurs toeneemt. Ze weten dat de transporteurs hun tenders met meer zorg gaan uitkiezen en het leidt dus tot niets om te ver te gaan met hun vraag. De verlader heeft er tevens alle belang bij dat ook de transporteur een marge kan realiseren.” Proactief zijn vraagt echter veel werk. Die kosten komen bovenop het opstellen van de offerte zelf. Indien de transporteur de tenders mist dan is al dat werk voor niets. Vangermeersch: “Een tender speelt zich af in verschillende etappes. Het is slechts wanneer men zich bij het laatste trio kandidaten bevindt dat er extra inspanningen moeten geleverd worden.” Financiële capaciteiten Maar hoe kan men weten op welke oproep tot offertes men moet (of niet) reageren? “Het eerste criterium is financieel. Kijk eerst na of de verwachtingen van de verlader overeenkomen met uw financiële capaciteit. Het is noodzakelijk tijdelijk vaste kosten te kunnen dragen, terwijl men er zich ook rekenschap van moet geven dat in het geval van een toename van de volumes het de marginale kosten zijn die zullen toenemen. Men moet dus niet alleen rekening houden met de structurele kosten, maar ook met de marginale kosten”, stelt Vangermeersch. “Ten tweede moet men in fase zijn met de opdrachtgever. Een grote klant zoekt in de eerste plaats een transnationale transporteur. Opteren voor een meer lokale transporteur is voor hem een gevaar. Het volstaat dus de tenders uit te kiezen van verladers op eenzelfde niveau, die gebruik maken van processen van eenzelfde orde van grootte. Uiteraard is een verschil in omvang niet altijd een obstakel, vooral niet als de beide partijen op dezelfde golflengte zitten. Het is zeker denkbaar voor nichemarkten of wanneer er een grote reactiviteit of snelheid van uitvoering noodzakelijk is. Maar zelfs in die gevallen moet men heel goed zijn capaciteiten evalueren.” Weinig klachten Een van de redenen waarom transporteurs niet houden van tenders is dat ze soms de indruk krijgen in een valstrik te zijn gelopen eens ze het contract hebben bemachtigd. Welk advies kan Vangermeersch daaromtrent geven? “Dat is een zeer moeilijke vraag, die van geval tot geval moet bekeken worden. Bovendien kan dat, wat wordt aanzien als een valstrik, het gevolg zijn van een evolutie van de zaken van de klant of zijn volumes. Een tender binnenhalen betekent overigens niet dat men voor drie jaar op zijn gemak is. Binnen de ABCAL hebben wij echter heel weinig klachten binnengekregen van transporteurs die zich bedrogen voelden. Vergeet niet dat ook de verlader op zoek is naar een ‘win-win’”, besluit hij.

“Een tender binnenhalen betekent overigens niet dat men voor drie jaar op zijn gemak is.”